Page 25 - 005
P. 25
13
เมื่อผู้เขียนได้ชื่อคู่มือปฏิบัติงานแล้ว สิ่งสำคัญลำดับถัดไปคือการร่างขอบเขตของคู่มือปฏิบัติงาน
ส่วนนี้สำคัญมากสำหรับผู้ที่เริ่มต้นการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน ผู้เขียนสามารถดำเนินการจัดทำขอบเขตของ
คู่มือปฏิบัติงานในลักษณะของการเขียนวิธีการปฏิบัติงาน (อธิบายการปฏิบัติงานพอเป็นสังเขป) ควบคู่กับ
แผนผังการปฏิบัติงาน (Flow Chart) และใช้สัญลักษณ์ตามมาตรฐาน ซึ่งในคู่มือปฏิบัติงานนี้ไม่จำเป็นต้อง
ใช้สัญลักษณ์ที่เข้าใจยากเกินไป ควรเลือกใช้สัญลักษณ์ที่เข้าใจได้ง่ายผู้อ่านสามารถทำความเข้าได้ง่าย
ไม่ซับซ้อน โดยดัดแปลงการใช้สัญลักษณ์ตามเรืองชัย จรุงศิรวัฒน์ (2554) เสถียร คามีศักดิ์ (2556) และ
สถาบัน Code Genius (2566) ดังตารางที่ 3-1 โดยมีเทคนิคการเขียนแผนผังการปฏิบัติงาน ตามขั้นตอน
ดังนี้
1) การกำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของการให้บริการนั้น ๆ
2) กำหนดขั้นตอนหลักของการปฏิบัติงานของผู้ให้บริการในระหว่างจุดเริ่มต้นจนถึงจุดสิ้นสุดของ
การปฏิบัติงาน และอาจมีขั้นตอนย่อยของบางขั้นตอนหลักด้วยก็ได้
ั้
3) การอธิบายการปฏิบัติงานของแต่ละขั้นตอนพอเป็นสังเขป พิจารณาว่าในแต่ละขนตอนนั้นเป็น
ิ
การปฏิบัติงานหรือการพิจารณา และเลือกใช้สัญลักษณ์ทเหมาะสม ซึ่งหากเป็นขั้นตอนการพจารณาขอให้
ี่
เขียนข้อกำหนดหรือคำจำกัดความของทางแยกที่แตกต่างกัน และหากเป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานขอให้
เขียนอธิบายการปฏิบัติงานพอเป็นสังเขปให้เข้าใจภาพรวมของการปฏิบัติงาน
4) การระบุขอบเขตของคู่มอฉบับนี้
ื
ตารางที่ 3-1 สัญลักษณ์ที่นิยมใช้ในการเขียน Flow Chart ในคู่มือปฏิบัติงานจากงานประจำ
สัญลักษณ์ ความหมาย
ี
วงร หมายถึง จุดเริ่มต้น และสิ้นสุดของกระบวนการ โดยในวงรีให้เขียนว่า “เริ่มต้น”
และ “สิ้นสุด” ในแต่ละกระบวนการมีวงรีเพียง 2 จุดเท่านั้น คือตอนเริ่มต้น และเมื่อ
สิ้นสุดกระบวนการ ซึ่งจะไม่มีเส้นทางใดที่ไม่ไปจบที่จุด “สิ้นสุด”
สี่เหลี่ยมผืนผ้า หมายถึง กิจกรรมและการปฏิบัติงาน โดยระบุกิจกรรมหรือ
การปฏิบัติงานไว้ในสี่เหลี่ยม ไม่ควรอธิบายรายละเอียดของกิจกรรมหรือ
การปฏิบัติงานดังกล่าว หากแต่เป็นชื่อกิจกรรมที่สั้นและกระชับ
สี่เหลี่ยมขนมเปียกปูน หมายถึง การตัดสินใจ การตรวจสอบ การพิจารณาอนุมัติ หรือ
การพิจารณาเห็นชอบ เป็นต้น ใส่ข้อความการพิจารณาไว้ในกล่องสี่เหลี่ยมขนมเปียกปูน
ซึ่งเป็นขั้นตอนที่เกิดทางแยกของการปฏิบัติต่อไปมากกว่า 1 ทาง เช่น ใช่หรือไม่ใช ่
ถูกต้องหรือไม่ถูกต้อง อนุมัติหรือไม่อนุมัติ ถูกหรือผิด เห็นชอบหรือไม่เห็นชอบ ซึ่งหาก
เกิดทางแยกใดจะต้องมีลูกศรชี้ไปปฏิบัติแบบใดต่อไปในเส้นทางการปฏิบัตินี้ ต้องชัดเจน
ี้
ลูกศร หมายถึง ทิศทางหรือการเคลื่อนไหวของงานจากต้นทางไปในทิศทางที่ลูกศรชไป
ซึ่งการไหลของงานตามลูกศรนี้จะไม่มีการย้อนกลับของลูกศร และการเคลื่อนไหว
ดังกล่าวนี้จะไปสิ้นสุดที่ วงรี “สิ้นสุด” เท่านั้น
วงกลม หมายถึง จุดเชื่อมในหน้าเดียวกัน เชื่อมต่อกับการปฏิบัติงานของหน่วยงานอื่น
ที่ไม่ใช่ผู้ปฏิบัติงานหลักตามคู่มือปฏิบัติงานนี้ ทั้งนี้ต้องมีการระบุหน่วยงานที่ปฏิบัติ
ลักษณะการปฏิบัติ อีกทั้งต้องมีการกำหนดทิศทางการเคลื่อนไหวของงานที่ชัดเจน
ห้าเหลี่ยมฐานมุมฉาก หมายถึง จุดเชื่อมระหว่างหน้ากระดาษของการเขียนแผนผัง
การปฏิบัติงาน ซึ่งเป็นจุดสิ้นสุดของหน้าหนึ่ง และเป็นจุดเริ่มต้นของหน้าถัดไป
อาจเขียนหมายเลขกำกับสำหรับการเชื่อมต่อที่ตรงกันด้วยก็ได้ และมีลูกศรกำกับ
การไหลเข้าด้านป้านของเหลี่ยมฐานมุมฉากของหน้าแรก หรือมีลูกศรกำกับการไหล
ออกด้านแหลมของเหลี่ยมฐานมุมฉากของหน้าถัดไปที่จะเชื่อมต่อ
แนวทางการเขียนคู่มือปฏิบัติงานจากงานประจำ สำหรับบุคลากรสายสนับสนุนในสถาบันอุดมศึกษา
