Page 18 - 005
P. 18
6
1.3 ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ เป็นการเขียนสิ่งที่คาดว่าจะได้รับจากการทำคู่มือปฏิบัติงาน
ฉบับนี้ เป็นความสำคัญของการเขียนคู่มือปฏิบัติงานที่ผู้เขียนต้องพิจารณาว่าผลจากการนำคู่มือฉบับนี้
ไปใช้ในหน่วยงานหรือองค์กรแล้วทำให้เกิดประโยชน์อะไรบ้าง เป็นประโยชน์ต่อใคร และมีประโยชน์
อย่างไร ซึ่งการระบุประโยชน์ที่เกิดจากการนำคู่มือฉบับนี้ไปใช้ประโยชน์ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มพูนความรู้
หรือนำไปเป็นแนวทางการปฏิบัติ หรือแก้ปัญหาและพัฒนาคุณภาพของการปฏิบัติงาน ซึ่งหลัก
ในการเขียนประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับต้องเป็นข้อความที่สั้น กะทัดรัด ชัดเจน สอดคล้องกับวัตถุประสงค์
อยู่ในขอบเขตของคู่มือ และควรระบุไว้เป็นข้อ ๆ (เรืองชัย จรุงศิรวัฒน์, 2554)
1.4 ขอบเขต เป็นการเขียนอธิบายให้ผู้เขียนและผู้อ่านได้คำนึงถึงขอบเขตของคู่มือปฏิบัติงาน
ฉบับนั้น ๆ รวมถึงความทันสมัยและความครอบคลุม เช่น เกี่ยวข้องกับกฎ ระเบียบข้อบังคับ หลักเกณฑ์
ใดบ้าง มีใครเป็นผู้รับผิดชอบ หรือบุคคล/หน่วยงานใดเกี่ยวข้องบ้าง มีระยะเวลาตั้งแต่เมื่อใดถึงเมื่อใด
และครอบคลุมงานจากขั้นตอนไหนถึงไหน
1.5 นิยามศัพท์เฉพาะ/คำจำกัดความ เป็นการเขียนอธิบายชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงคำศัพท์
ซึ่งอาจเป็นภาษาไทย หรือภาษาต่างประเทศ หรือคำย่อที่กล่าวถึงในคู่มือเพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกัน
บทที่ 2 บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ
สำหรับบทที่ 2 นี้ เป็นเนื้อหาที่กล่าวถึงความเชื่อมโยงของผู้ปฏิบัติงานด้านบทบาทหน้าที่และ
ความรับผิดชอบของงานที่ได้รับมอบหมายภายใต้มาตรฐานกำหนดตำแหน่งที่องค์กรกำหนด กับหน่วยงาน
และองค์กร โดยผู้เขียนต้องเขียนอธิบายบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งของผู้เขียน ลักษณะ
งานที่ปฏิบัติ รวมทั้งโครงสร้างการบริหารจัดการ ซึ่งบทที่ 2 นี้ มีหัวข้อย่อยและรายละเอียด ดังนี้
2.1 บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่ง เป็นการเขียนอธิบายให้ผู้อ่านทราบว่า
ตำแหน่งที่ปฏิบัติงานตามคู่มือฉบับนั้น ๆ มีบทบาทหน้าที่รับผิดชอบอย่างไรบ้าง รวมทั้งแสดงให้เห็นถึง
ผู้ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานนี้ตั้งแต่ต้นจนถึงงานสำเร็จ โดยพิจารณาตามมาตรฐานกำหนดตำแหน่งงาน
2.2 ลักษณะงานที่ปฏิบัติ เป็นการเขียนอธิบายชี้แจงรายละเอียดของงานในคู่มือว่ามีลักษณะงาน
ที่ปฏิบัติอย่างไร โดยพิจารณาตามมาตรฐานกำหนดตำแหน่ง หรือคำสั่งมอบหมายภาระหน้าที่การให้ปฏิบัติ
2.3 โครงสร้างการบริหารจัดการ เป็นการเขียนอธิบายตำแหน่งที่ผู้เขียนคู่มือดำรงอยู่ รวมทั้งงาน
ในคู่มือนี้มีการบริหารจัดการอย่างไร โดยสามารถเขียนเป็นแผนภูมิต้นไม้ (Tree Diagram) ได้ 3 ลักษณะ ดังนี้
โครงสร้างองค์กร (Organization Chart) ระบุชื่อหน่วยงาน
โครงสร้างการบริหาร (Administration Chart) ระบุชื่อหน่วยงาน และชื่อตำแหน่ง
โครงสร้างการปฏิบัติงาน (Activity Chart) ระบุชื่อหน่วยงาน ชื่อตำแหน่ง และชื่อผู้ปฏิบัติงาน
บทที่ 3 หลักเกณฑ์ วิธีการปฏิบัติงาน และเงื่อนไข
สำหรับบทที่ 3 นี้ เป็นการนำเสนอเนื้อหาที่ผู้เขียนคู่มือปฏิบัติงานฉบับนั้น ๆ เขียนอธิบายชี้แจงให้
ผู้ใช้และผู้อ่านคู่มือปฏิบัติงาน ทราบถึงหลักเกณฑ์ วิธีการปฏิบัติงาน และยังรวมถึงเงื่อนไข ข้อสังเกต
ข้อควรระวัง หรือสิ่งที่ควรคำนึงในการปฏิบัติงาน เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นมาตรฐานเดียวกันทุกครั้ง
ที่ปฏิบัติ ซึ่งบทที่ 3 นี้ มีหัวข้อย่อยและรายละเอียด ดังนี้
3.1 หลักเกณฑ์การปฏิบัติงาน เป็นการเขียนอธิบายชี้แจงว่า งานนี้มีกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ
กำหนดไว้เป็นหลักเกณฑ์ว่าอย่างไร โดยเขียนสรุปให้เป็นภาษาเขียนที่สอดคล้องกับภาษาที่ใช้
ในการปฏิบัติงาน ทุกคนอ่านแล้วเข้าใจ ไม่ควรลอกมาจากตัวบทกฎหมาย เพราะจะทำให้ผู้อ่านเข้าใจยาก
3.2 วิธีการปฏิบัติงาน เป็นการเขียนอธิบายชี้แจงว่า งานนี้มีกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ กำหนดวิธี
ปฏิบัติงานไว้อย่างไร โดยเขียนอธิบายให้เป็นภาษาเขียนที่ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจ และไม่ควรเป็นภาษากฎหมาย
3.3 เงื่อนไข/ข้อสังเกต/ข้อควรระวัง/สิ่งที่ควรคำนึงในการปฏิบัติงาน เป็นการสรุปประเด็น
สำคัญจากการศึกษากฎ ระเบียบ ข้อบังคับต่าง ๆ หรือจากการสังเกต การจดบันทึกในฐานะผู้มี
ี
จรงค์ศักดิ์ พุมนวน รวีวรรณ ขำพล และ ทวพงษ์ ยุนุ๊
