Page 55 - 005

43

ตารางที่ 6-2 ตัวอย่างการเขียนเงื่อนไข ข้อสังเกต ข้อควรระวัง หรือสิ่งที่ควรคำนึงในการปฏิบัติงาน
การจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุทางการศกษา คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยแห่งหนึ่ง
ึ
เงื่อนไข/ข้อสังเกต/ข้อควรระวัง/สิ่งที่ควรคำนึงในการปฏิบัติงาน
ขั้นตอนการขออนุมัติจัดหา
1) การรับเอกสารขอใช้บริการการจัดซื้อจัดจ้าง
1.1) ...............................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................
1.2) ...............................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................
2) การพิจารณาความถูกต้องและครบถ้วนของเอกสารการจัดหา
2.1) ...............................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................
2.2) ...............................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................
2.3) ...............................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................
3) การเสนอคณบดีพิจารณาอนุมัติการจัดหา
3.1) ...............................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................
3.2) ...............................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................
ขั้นตอนการขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง
4) การจัดเตรียมเอกสารเพื่อขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง
4.1) การจัดพิมพ์เรื่องขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง ผู้ปฏิบัติงานต้องพิมพ์ลงในแบบฟอร์มขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง
ในไฟล์ Excel ซึ่งผู้จัดพิมพ์มักเกิดความผิดพลาดในการจัดพิมพ์อยู่เสมอ ดังนั้นเพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด
ในการจัดพิมพ์ ควรจัดทำรูปแบบการพิมพ์ใน Excel โดยการล็อคเซลล์เพื่อป้องกันเซลล์ และปลดล๊อคเซลล์
ตรงข้อความที่แก้ไขได้พร้อมทำสัญลักษณ์และให้คำนิยามในส่วนที่สำคัญไว้
4.2) การตรวจสอบเอกสารประกอบเพื่อขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง ได้แก่ (1) หนังสืออนุมัติจัดหาจากคณบดี
(2) ใบจองยอดเงิน (3) เรื่องขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง จำนวน 2 ชุด ที่มีการแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับด้วยแล้ว และ
(4) เอกสารแนบ ได้แก่ ใบเสนอราคาตามที่ได้จัดเตรียมไว้ตั้งแต่ขั้นตอนการจัดหา ซึ่งบ่อยครั้งที่ผู้ปฏิบัติงานจัดเตรียม
เอกสารไม่ครบถ้วนและถูกต้อง ดังนั้นผู้ปฏิบัติงานควรจัดทำเอกสารตรวจสอบรายการ (Checklist) ประกอบด้วยกับ
จัดทำตัวอย่างการจัดเตรียมเอกสารแนบนี้ไว้ให้ชัดเจน รวมทั้งควรบันทึกส่วนที่มีความผิดพลาดบ่อยไว้เป็นตัวอย่าง
เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบเอกสารให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นต่อไป
4.3) ขั้นตอนของการเตรียมเอกสารเพื่อขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้างนี้ ต้องมีการประสานงานอย่างใกล้ชดกับงานพัสดุ
ิ
และสำนักงานคณบดี ดังนั้นเพื่อให้การจัดเตรียมเอกสารดังกล่าวเป็นไปอย่างเรียบร้อย ควรมีการตรวจสอบเอกสาร
เบื้องต้นระหว่างกันก่อนนำเสนอพิจารณาอนุมัติการจัดซื้อซื้อจัดจ้าง
4.4) กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารสัญญาพัสดุทางการศึกษา เป็นกระบวนที่มีความต่อเนื่องของ
การดำเนินการทั้งขั้นตอนการขออนุมัติจัดหา ขั้นตอนการขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง และขั้นตอนการบริหารสัญญา ดังนั้น
เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ผู้ปฏิบัติงานควรมีการจัดเตรียมเอกสารทุกขั้นตอนไป
ด้วยกัน เตรียมเอกสารทั้งหมดไว้ตั้งแต่เริ่มต้นของการดำเนินงาน และจัดทำเอกสารในคราเดียวกัน จะทำให้
ผู้ปฏิบัติงานเห็นภาพของการดำเนินการทั้งกระบวนการ และควรจัดทำแฟ้มเอกสารทั้งในรูปแบบของไฟล์
อิเล็กทรอนิกส์ และแฟ้มเอกสารที่เป็นกระดาษอย่างเป็นระบบ ง่ายต่อการค้นหาและตรวจสอบ

แนวทางการเขียนคู่มือปฏิบัติงานจากงานประจำ สำหรับบุคลากรสายสนับสนุนในสถาบันอุดมศึกษา