Page 63 - 005

51

ตัวอย่างที่ 2 “คู่มือปฏิบัติงาน การจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุทางการศึกษา
คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยแห่งหนึ่ง” ดังตารางที่ 6-3

ตารางที่ 6-3 ตัวอย่างการเขียนกิจกรรม/แผนการปฏิบัติงาน การจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุ
ทางการศึกษา คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยแห่งหนึ่ง
กิจกรรม รายละเอียดกิจกรรม/แผน เป้าหมาย/ตัวชี้วัด
ขั้นตอนการขออนุมัติจัดหา
1. การรับเอกสารขอใช้บริการการจัดซื้อจัดจ้าง
1) ……………………………………. ……………………………………………………………………
…………………………………………… ……………………………………………………………………
2) ……………………………………. ……………………………………………………………………
…………………………………………… ……………………………………………………………………
2. การพิจารณาความถูกต้องและครบถ้วนของเอกสารการจัดหา
1) ……………………………………. ……………………………………………………………………
…………………………………………… ……………………………………………………………………
2) ……………………………………. ……………………………………………………………………
…………………………………………… ……………………………………………………………………
3. การเสนอคณบดีพิจารณาอนุมัติการจัดหา
1) ……………………………………. ……………………………………………………………………
…………………………………………… ……………………………………………………………………
ขั้นตอนการขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง
4. การจัดเตรียมเอกสารเพื่อขออนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง
1) การจัดทำระบบตรวจสอบ จัดทำเอกสารตรวจสอบรายการสำหรับ เป้าหมาย:
รายการ (Checklist) ผู้ปฏิบัติงาน และสำหรับผู้ส่งต่อการปฏิบัติงาน เอกสารเพื่อขออนุมัติ
(สำหรับงานพัสดุ) ซึ่งต้องตรวจสอบทุกครั้งเวลา จัดซื้อจัดจ้าง พร้อมส่ง
ปฏิบัติงาน รวมทั้งตรวจสอบจุดที่สำคัญและ ให้กับงานพัสดุดำเนินการ
ผิดพลาดบ่อยไว้ในเอกสารเหล่านั้นด้วย มีความถูกต้องและ
2) การจัดทำระบบทวนสอบ เป็นกระบวนการทวนสอบ ทวนสอบทั้งการ ครบถ้วน
(Recheck) พิสูจน์อักษร ความถูกต้องและครบถ้วนของ ตัวชี้วัด:
เอกสาร ซึ่งต้องทวนสอบใน 2 ลักษณะ คือทวน 1) เอกสารที่จัดส่งให้กับ
สอบด้วยตนเอง กับการทวนสอบโดยผู้ส่งต่อ งานพัสดุไม่ถูกตีกลับอัน
บริการ (งานพัสดุ) ในกิจกรรมดังกล่าวต้องมี เนื่องมาจากเอกสารไม่
การเซ็นชื่อกำกับในเอกสารตรวจสอบรายการทุกครั้ง ถูกต้องและไม่ครบถ้วน
3) การจัดระบบจัดเก็บเอกสาร ผู้ปฏิบัติงานจัดทำแฟ้มจัดเก็บเอกสารอย่าง 2) ผู้ปฏิบัติงาน หรือ
และฐานข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้าง เป็นระบบไว้ 2 ส่วน คือแฟ้มที่เป็นกระดาษ และ ผู้บริหารสามารถเรียก
แฟ้มที่เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ โดยไฟล์ สถิติของข้อมูลการจัดซื้อ
อิเล็กทรอนิกส์ต้องมีการวิเคราะห์ข้อมูลพื้นฐาน จัดจ้างฯ ได้ทันทีที่มีความ
ของการจัดซื้อจัดจ้างฯ เพื่อให้ในการสรุปต่อไป ต้องการ
4) การจัดกิจกรรมถอดบทเรียน การถอดบทเรียนของผู้ที่เกี่ยวข้อง (ผู้ปฏิบัติงาน 3) มีผลการสรุปสภาพ
งานพัสดุ และสำนักงานคณบดี) ด้านการจัดซื้อจัด ปัญหา/อุปสรรคของการ
จ้างฯ ในต้นปีงบประมาณใหม่ ศึกษาสภาพปัญหา/ ปฏิบัติงาน และแนวทาง
อุปสรรคของการปฏิบัติงาน รวมทั้งหาข้อสรุป ในการปรับปรุง แก้ไข
แนวทางในการปรับปรุง แก้ไข หรือพัฒนาการ หรือพัฒนาการในการ
ในการจัดซื้อจัดจ้างฯ ให้มีประสิทธิภาพถัดไป จัดซื้อจัดจ้างฯ ประจำปี

แนวทางการเขียนคู่มือปฏิบัติงานจากงานประจำ สำหรับบุคลากรสายสนับสนุนในสถาบันอุดมศึกษา