Page 65 - 005

53

4.2 ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
หัวข้อนี้เป็นหัวใจของคู่มือปฏิบัติงานฉบับนั้น ๆ ต้องเขียนให้ผู้อ่านอ่านแล้วสามารถทำงานแทนได้

ซึ่งต้องอธิบายถึงรายละเอียดของการปฏิบัติงานอย่างชัดเจน เพื่อช่วยให้คนทำงานเห็นภาพขั้นตอน ลำดับ
การทำงาน และความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลกับงาน โดยใช้แผนผังการปฏิบัติงาน (Flow Chart)
ประกอบการนำเสนอด้วย และควรมีการเกริ่นนำเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานในภาพรวมพอเป็นสังเขปก่อน

แล้วตามด้วยการนำเสนอ Flow Chart ซึ่งในบทนี้อาจแบ่งหัวข้อย่อยเป็น 2 หัวข้อย่อย คือ 4.2.1 แผนผัง
การปฏิบัติงาน (Flow Chart) และ 4.2.2 รายละเอียดของการปฏิบัติงาน
4.2.1 แผนผังการปฏิบัติงาน (Flow Chart)
่
ควรมีการอธิบายขั้นตอนการทำงานในภาพรวมพอเป็นสังเขปกอน ก่อนการนำเสนอ Flow Chart
ื
เช่น ขั้นตอนการปฏิบัติตามคู่มอปฏิบัติงาน.......(ชื่อคู่มือ)......... ฉบับนี้ ดำเนินงานเริ่มต้นตั้งแต่ผู้รับบริการ
แจ้งความประสงค์ในการ ........................ และสิ้นสุดกระบวนการเมื่อ ......................... โดยคู่มือฉบับนี้
แบ่งขั้นตอนการปฏิบัติงานหลักออกเป็น 4 ขั้นตอน ประกอบด้วย 1) ……………..………… 2) …………………….
3)………………………… และ 4) ………………..…………… ดังรายละเอียดภาพที่ ... แล้วให้ตามด้วย Flow chart

โดยพยายามจัดหน้ากระดาษให้ Flow Chat อยู่หน้าเดียวกัน สมบูรณ์ในหน้าเดียว
4.2.2 รายละเอียดของการปฏิบัติงาน
สำหรับการเขียนรายละเอียดการปฏิบัติงานในหัวข้อนี้ ให้เขียนตามรูปแบบที่ปฏิบัติงานจริง
อธิบายเป็นภาษาของตนเองที่เป็นทางการ อ่านเข้าใจได้ง่าย โดยบรรยายตามลำดับของการทำงานจริง ซึ่ง

หากมีเอกสาร แบบฟอร์ม หรือภาพประกอบการบรรยาย ก็ขอให้แทรกเอกสาร แบบฟอร์ม หรือภาพ
เหล่านั้นได้เลย ทั้งนี้ต้องมีการอ้างเอกสาร แบบฟอร์ม หรือภาพประกอบไว้ในเนื้อหาด้วย อย่างไรก็ตาม
หากมีเอกสารประกอบมากมายจนไปรบกวนการอ่านหรือการทำความเข้าใจเกี่ยวกับรายละเอียด

การปฏิบัติ ผู้เขียนอาจนำเอกสารแนบเหล่านั้นไว้ในภาคผนวกได้ (แต่ต้องมีการอ้างอิงภาคผนวกเหล่านั้น
ในเนื้อหาที่ได้อ้างถึงด้วย) โดยหลักการเขียนของขั้นตอนการปฏิบัติงานนี้ อาจคำนึงถึงประเด็นเหล่านี้ เช่น
1) ได้เขียนรายละเอียดที่สอดคล้องกับแผนผังการปฏิบัติงาน (Flow Chart) ตามขั้นตอนหลัก
และขั้นตอนรอง
2) เขียนให้เห็นการไหลของงานว่าเป็นอย่างไร ปัจจัยใดที่ทำให้เกิดทางแยกของ Flow Chart

3) ให้ความสำคัญกับเอกสาร แบบฟอร์ม และภาพ เพื่อประกอบการอธิบาย และมีหน้าตาเป็น
อย่างไร (แบบฟอร์มหรือตัวอย่างเอกสารประกอบ ควรปกปิดข้อมูลส่วนบุคคล)
4) การเขียนอธิบายอย่างละเอียดในบทนี้ เป็นหัวใจหลักของคู่มือปฏิบัติงานที่มีวัตถุประสงค์

เพื่อให้สามารถทำงานแทนกันได้ ดังนั้นต้องเขียนให้ผู้อ่านอ่านแล้วสามารถทำงานแทนกันได้
5) คำนึงถึงความสอดคล้องและความเชื่อมโยงกับขั้นตอนหลักและขั้นตอนรองในบทอื่น ๆ ของ
คู่มือด้วย เช่น ต้องสอดคล้องกับขอบเขตของคู่มอ รายละเอียดของการปฏิบัติงานต้องสอดคล้องกับวิธีการ
ื
ปฏิบัติงาน กิจกรรม/แผนการปฏิบัติงาน และการติดตามและการประเมินผลของการปฏิบัติงาน เป็นต้น

6) รูปแบบการนำเสนอรายละเอียดของการปฏิบัติงานอาจนำเสนอเป็นข้อ ๆ ขยายความ
รายละเอียดจากวิธีการปฏิบัติงาน (ข้อ 3.2) หรืออาจนำเสนอเป็นตารางก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสม
7) ในส่วนนี้มักจะมีตารางหรือภาพประกอบเป็นจำนวนมาก ผู้เขียนต้องมีการแทรกตารางและ
ภาพในเนื้อหาอย่างเหมาะสมและเข้าใจง่าย

แนวทางการเขียนคู่มือปฏิบัติงานจากงานประจำ สำหรับบุคลากรสายสนับสนุนในสถาบันอุดมศึกษา